Zyncro entrevista a Llorenç Maristany

En una compañía que opera dentro de un sector profesional muy tradicional como el vuestro ¿cómo surge la necesidad que os lleva a plantearos el uso de una Red Social Corporativa?

Pues la necesidad surgió de una manera un poco tonta, a raíz de un problema de acceso remoto a nuestro servidor. Efectivamente, el sector del asesoramiento fiscal es muy tradicional y manejamos información muy sensible. Teníamos miedo de que abrir el acceso a nuestro servidor desde el exterior pudiera comprometer la información de nuestros clientes pero al mismo tiempo necesitábamos que tanto nosotros como nuestros clientes y colaboradores pudieran acceder a algunos de los datos contenidos allí. Necesitábamos resolver estaba cuestión y estaba claro que el camino no era ponernos a estudiar cuál era el mejor antivirus o el mejor FireWall para protegernos de visitas inesperadas.

Un día, en una conferencia, oímos hablar de la nube. Nos enteramos de que había unos señores que invertían mucho tiempo y dinero en buscar soluciones para que la información pudiera estar almacenada en algún sitio y que el acceso al mismo sólo pudiera tenerlo aquél que tuviera una determinada contraseña. Poco después en otra conferencia oímos hablar de que el correo electrónico tenía los días contados y poco después escuchamos a alguien hablar de Zyncro, lo probamos… y fue amor a primera vista. Empezamos a probar cómo usarlo y automáticamente quedó resuelto nuestro problema de seguridad y acceso a la información. Tuvimos claro desde el principio que Zyncro sabría mejor que nosotros cómo cuidar que nuestros documentos estuvieran seguros y accesibles a todos y, casi sin quererlo, nos vimos dentro de un mundo en el que el correo electrónico daba paso al trabajo en red. Gestionar menos correos significaba más tiempo para otras cosas, más tiempo para vivir mejor. Y eso nos gustó.

Suponemos que analizasteis diferentes soluciones, ¿qué os hizo decidir que Zyncro era la herramienta que mejor respondía a esa necesidad que teníais que cubrir?

No creáis, no analizamos tantas soluciones porque tampoco sabíamos qué era lo que queríamos. Nuestro conocimiento de las Redes Sociales Corporativas era limitado. Tuvimos suerte y nos cruzamos con Zyncro y hemos crecido con esta red. Hemos ido adaptando las funcionalidades que ofrece esta solución a las necesidades específicas de nuestra profesión y, allí donde no llegaba Zyncro, hemos incorporado otras aplicaciones que nos resolvían esos flecos.

Ahora que conocemos bien la herramienta y tenemos la capacidad de compararla con otras vemos que, sin lugar a dudas, Zyncro resuelve nuestras necesidades como despacho profesional y nos aporta funcionalidades en las que nunca hubiéramos pensado pero que nos son muy útiles para dar a nuestro cliente un servicio totalmente diferente y mejor al que puede recibir con los sistemas de trabajo tradicionales.

¿Cuál es la funcionalidad de Zyncro que encontráis más útil para vuestra organización? ¿por qué?

Zyncro nos ha permitido reducir de 100 a menos de 20 el número de correos electrónicos que recibimos cada día. Si consideramos que el tiempo medio que dedicamos para gestionar cada correo electrónico es de 1 minuto, ello significa que cada uno de nosotros ha ganado 80 minutos más de tiempo al día. Sólo por eso ya merecería la pena el cambio.

Más allá de esta gran ventaja, tener una Red Social Corporativa tiene mucho más valor. Con Zyncro, tenemos la tranquilidad de que toda la información y el conocimiento que se produce cada día en el despacho pasa a estar incorporado a esta red y a ser utilizable por todos los miembros de la organización; sabemos que si un día alguien se marcha a otro proyecto todo el conocimiento generado hasta el momento habrá quedado almacenado y se podrá aprovechar; nuestros clientes podrán acceder a su información 24 horas al día 365 días al año; y nuestro equipo sabe que puede entrar a una reunión con tranquilidad ya que, si durante la misma un cliente plantea cuestiones que necesitan ser resueltas (que en otro tiempo hubieran quedado congeladas hasta que las reenviase), cualquier otro compañero verá la pregunta en la red y podrá solucionarla.

¿Cuál ha sido el impacto de implantar una Red Social Corporativa en el día a día de vuestra organización? ¿cuáles son los principales cambios que habéis experimentado?

Dentro del mundo de la asesoría fiscal existen también especialidades. En nuestro despacho, por ejemplo, tenemos especialistas tanto en planificación fiscal como en la relación con la administración y con los tribunales de justicia. Cuando un cliente necesita plantear una cuestión, lo hace en un grupo en el que hay especialistas de ambas disciplinas, de manera que no tiene que saber a quién debe hacer su consulta, sino que simplemente la plantea y ya sabe que el especialista que corresponda se encargará de ella y le dará una respuesta.

Imaginaos la cantidad de errores que evitamos por el hecho de que responda a una consulta alguien no especialista en la materia y la cantidad de tiempo que nos ahorramos en distribuirnos asuntos entre las diferentes áreas del despacho. Además esto aporta a nuestros clientes la seguridad de que su consulta será revisada y resuelta lo antes posible por el profesional mejor cualificado para hacerlo.

Imagina que mañana dejáis de usar Zyncro ¿qué hacéis ahora que ya no podríais hacer?

Zyncro nos ha ayudado a ser un gran despacho sin ser un despacho grande. Si de pronto mañana desapareciera Zyncro, para nosotros sería un golpe muy duro. No nos hemos planteado ese escenario, pero una cosa sí que la tenemos muy clara: volver a gestionar los asuntos de nuestros clientes de la forma tradicional sería, bajo nuestro punto de vista, dar un paso atrás. Es por ello que, sin tener muy claro cuál sería el camino, lo que tenemos muy claro es que no sería el de la vuelta a lo que se ha hecho siempre.

¿Le recomendaríais a empresas de vuestro sector el uso de herramientas como Zyncro?

Por supuesto. Creemos que el futuro de los despachos profesionales pasa por el uso de herramientas como Zyncro de manera que, en breve, veremos que es imprescindible utilizarlas. No tenemos datos para contrastarlo pero creemos que no es muy arriesgado pensar que, a fecha de hoy, las redes sociales han superado con creces al correo electrónico como forma de comunicación, al menos, en el ámbito más informal. ¿Cuánto tardará en materializarse esta tendencia en el ámbito profesional? ¿Cuánto tardará en implementarse dentro del ámbito del asesoramiento fiscal? No lo sabemos, pero llegará.

Incluso a nosotros mismos nos ha cambiado la percepción sobre la forma en la que prestamos nuestros servicios. Los despachos con los que colaboramos han pasado a ser un grupo más de nuestra organización y nos da la sensación de que los tenemos dentro de nuestro despacho cuando, algunos de ellos, están a kilómetros de distancia. Y en lo que respecta a los clientes también ha cambiado la percepción que tienen de nosotros. Han dejado de pensar que somos un servicio externo a su empresa y han empezado a aprovechar las posibilidades que tiene el tener un equipo completo de asesores fiscales en un grupo más de su organización, igual que tienen un departamento de marketing o uno de recursos humanos.

En cualquier caso, para aquellos que sean reticentes a probar esta herramienta les diría que, nuestra experiencia está siendo muy positiva. Es innegable que ha sido un reto tanto para nosotros como para nuestros clientes, proveedores y colaboradores a los que, si me lo permitís, me gustaría agradecer la paciencia que han tenido ante nuestra insistencia para que utilizasen esta herramienta.

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